Wie du mit den 7-W-Fragen im Projektmanagement jederzeit den Überblick in deinem Projekt behältst

| 4 Kommentare | Projektmanagement |

Hattest du schon einmal das Gefühl, dass du mit deinem Projekt im Blindflug bist? Du kennst das Thema: Dein Auftraggeber möchte wissen, ob Zeit, Inhalt und Kosten eingehalten werden. Deine Projektmitarbeiter möchten wissen, was als nächstes zu tun ist. Mit verbindlichen Antworten tust du dich schwer, denn es sind doch so viele Dinge, über die du den Überblick behalten musst. Wie du das mit den 7-W-Fragen im Projektmanagement in den Griff bekommst, erkläre ich dir in diesem Artikel.

Die 7 W-Fragen kommen eigentlich aus dem Journalismus. Sie sind eine Fragetechnik, die die Grundlage für die Recherche des Journalisten bilden. Damit stellt er sicher, dass er ein komplettes Bild von der zu berichtenden Situation hat. Nur so kann er gewährleisten, dass alle Informationen, die er dem Leser transportieren möchte, vorhanden sind.

Ist es nicht genau so im Projekt? Aus dem Journalisten wird der Projektleiter. Aus dem Leser der Auftraggeber.

Übertragen wir das mal gemeinsam konkret:

  • Du als Projektleiter möchtest einen umfassenden Überblick über die Situation in deinem Projekt haben.
  • Der Auftraggeber möchte wiederum von dir immer über das Projekt informiert werden. Und  zwar umfassend, komplett und möglichst strukturiert.

Also wenn du als Projektleiter der Journalist bist und dein Auftraggeber der Leser, dann kann man die 7-W-Fragen doch sicher auf das Projektmanagement übertragen.

Ja, so ist es.

In diesem Artikel stelle ich dir jetzt vor, weshalb die 7-W-Fragen im Projektmanagement für dich als Projektleiter so wichtig sind und wie sie dir einem Rahmen für deine tägliche Arbeit geben können.

Warum die 7 W-Fragen für dich als Projektleiter so wichtig sind

Fragen wir uns am Anfang erst mal: Was ist denn eigentlich eine der Hauptaufgaben des Projektleiters in einem Projekt?

So lautet die Antwort:

Eine der Hauptaufgaben des Projektleiters im Projekt ist die Schaffung eines Rahmens für erfolgreiche Durchführung des Projekts.

Hast du das so schon mal gesehen?

Lass‘ uns das gemeinsam weiterdenken. Was bedeutet das denn nun, wenn du als Projektleiter einen Rahmen für das Projekt schaffen musst? Du als Projektmanager musst unter anderem dafür Sorge tragen, dass:

  • Jeder im Projekt weiß, was zu tun ist
  • Die geforderte Qualität erreicht wird
  • Die Termine eingehalten werden
  • Das Budget nicht überschritten wird
  • Die Kommunikation im Projekt organisiert ist
  • Die Teilprojekte richtig ineinandergreifen
  • Und so weiter …

Gerade in hektischen Projektphasen, und das kennst du sicher, ist es nicht immer einfach, den umfassenden Überblick zu behalten, was für die Schaffung eines Rahmens aber die Voraussetzung ist.

Und genau jetzt kannst du dich fragen:

  • Was ist eigentlich mein Dreh- und Angelpunkt?
  • Habe ich selbst einen Rahmen, an dem ich mich orientieren kann?

An diesem Punkt setzen die 7 W-Fragen an. Sie sind im Projektmanagement so umfassend anwendbar, dass ich mich oft frage, weshalb sie so wenig beachtet werden.

Du kannst die Fragen eigentlich in jeder der typischen Projektphasen und in jeder Projektsituation für dich nutzen. Ganz egal, ob du gerade ein Projekt planst oder mittendrin steckst, einen Projektbericht schreibst oder spontane Auskünfte von dir verlangt werden.

Wie du die Fragen für dich anwenden kannst, gehen wir jetzt gemeinsam durch.

Die 7 W-Fragen im Projektmanagement als Rahmen für den Projektleiter

7-w-fragen-projektmanagementBeginnen wir  mit einem Überblick.

Die 7 W-Fragen lauten wie folgt:

  1. Wo stehen wir?
  2. Warum machen wir das Projekt?
  3. Was soll erreicht werden?
  4. Wer ist beteiligt?
  5. Wie können wir die Ziele erreichen?
  6. Wann sollen die Ziele erreicht sein?
  7. Wieviel wird uns das kosten?

Du findest das simpel? Ja, das ist es.

Es ist ein simpler Rahmen für den Projektleiter, der dir dabei hilft, immer den Überblick zu behalten.

Ich stelle dir jetzt die Fragen detailliert, eine nach der anderen, vor.

Ich habe dazu dann immer noch ergänzt, welche Fragen du dir im Detail stellen kannst und, welche Werkzeuge zum Einsatz kommen können.

1. Wo stehen wir?

w-fragen-woVon hier startest du. Du musst dir immer einen Überblick über die aktuelle Gesamtsituation verschaffen.

Es spielt keine Rolle, ob du dein Projekt gerade planst oder schon mittendrin steckst. Sammle erst einmal alle Informationen ein, die du kriegen kannst. Es spielt erst mal keine Rolle, wie detailliert die Informationen sind. Nimm, was du bekommen kannst.

Was du dich fragen solltest
  • Wie ist denn die aktuelle Situation?
  • Welche Rahmenbedingungen herrschen?
  • Welche Anforderungen gibt es?
  • Gibt es irgendetwas Kritisches?
  • Welche Anspruchsgruppen gibt es?
  • Gibt es Punkte, die bereits geklärt sind?
  • Welche Risiken sind denn bekannt?
Nützliche Werkzeuge
  • Situationsanalyse
  • SWOT-Analyse
  • Kontextanalyse (sachlich, zeitlich und sozial)
  • Anforderungsanalyse
  • Lastenheft

2. Warum machen wir das Projekt?

w-fragen-warumDas ist ein wichtiger Punkt, der in der Praxis oft völlig untergeht. Oft werden Projekte gestartet, ohne dass man richtig darüber nachgedacht hat, weshalb man das eigentlich tut. Das glaubst du nicht? Gerade in großen Unternehmen ist das gar nicht so selten.

Die Beantwortung der Frage ist vor allem zum Projektstart essenziell. Aber auch während des Projekts nicht unwichtig. Es kann durchaus sein, dass sich die Rahmenbedingungen derart verändern, dass eine Fortführung des Projekts nicht angemessen ist.

Was du dich fragen solltest
  • Was sind denn die übergeordneten/strategischen Ziele?
  • Was nutzt das Projekt denn überhaupt?
  • Ist es realistisch, dass das eingesetzte Geld überhaupt zurückfließt? Also: Kann ein positiver Business Case dargestellt werden?
Nützliche Werkzeuge
  • Ziel-Break-Down (normative Zielbildung)
  • Return on Investment (ROI)
  • Business Case

3. Was soll erreicht werden?

w-fragen-wasJetzt wird es konkret. Du solltest diesen Punkt als besonders wichtig ansehen.

Bei dieser Frage geht es darum: Was sind die Ziele deines Projekts?

Warum du diese Frage klar beantworten musst bzw. beantwortet bekommen musst? Weil du dein Projekt nicht im Blindflug steuern willst.

Wenn du keine Antwort darauf hast, was deine Ziele sind, ist eines ziemlich sicher. Du wirst mit vielen Missverständnissen und Unklarheiten zwischen Auftraggeber und -nehmer, aber auch im Team zu kämpfen haben. Konflikte sind da vorprogrammiert.

Und noch viel wichtiger: Woran willst du bzw. dein Auftraggeber festmachen, dass das Projektergebnis überhaupt erreicht wurde?

Auch bei dieser Frage lohnt es sich, dass du sie auch während der Projektlaufzeit immer wieder von Neuem stellst. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich Ziele ändern, wegfallen oder hinzukommen. So hast du immer einen Abgleich, ob du noch in die richtige Richtung läufst.

Was du dich fragen solltest
  • Welche Ziele sollen denn mit dem Projekt erreicht werden?
  • Aber auch: Welche Ziele sollen denn nicht erreicht werden?
  • Was soll das Ergebnis sein?
Nützliche Werkzeuge

4. Wer ist beteiligt?

w-fragen-werIn diesem Schritt wird geklärt, wer mit dem Projekt in Verbindung steht. Das mag zunächst ein wenig lapidar klingen, ist es aber nicht.

Klar, wirst du sagen: Ich muss ja wissen, wer im Projekt mitarbeitet, wer also meine Mitarbeiter sind. Das ist auf jeden Fall die Kernfrage, die beantwortet werden muss.

Aber: Schon mal was von Stakeholder gehört? Stakeholder sind wirklich alle Personen oder Personengruppen, die direkt oder indirekt am Projekt beteiligt sind. Denke hier z. B. an andere Abteilungen, andere Unternehmen (z. B. Zulieferer), Kunden, Gremien, Behörden, den Vorstand, usw.

Und denke daran: Nicht jeder, der am Projekt direkt oder indirekt beteiligt ist, steht dem Projekt positiv gegenüber.

Je nach positiver oder negativer Einstellung der Stakeholder zum Projekt erfordert es von dir einen anderen Umgang, um den Projekterfolg sicherzustellen.

Was du dich fragen solltest
  • Wer ist am Projekt direkt beteiligt?
  • Wer ist am Projekt indirekt beteiligt oder interessiert?
  • Welche Fürsprecher hat das Projekt?
  • Welche Gegner hat das Projekt?
  • Wie soll die Kommunikation zu den und zwischen den Beteiligten gestaltet werden?
Nützliche Werkzeuge

5. Wie können wir die Ziele erreichen?

w-fragen-wieMit der Klärung der vorigen Fragen hast du schon viel erreicht. Jetzt geht es darum deinem Projekt einen Rahmen zu geben, mit dem die Ziele erreicht werden können.

Bringe also Ordnung ins Chaos. Schaffe eine Struktur, die das Projekt für dich beherrschbar und steuerbar machen.

Du musst dafür die gesetzten Ziele nacheinander in durchführbare Aufgaben zerlegen und diese dann in sinnvolle und beherrschbare Arbeitspakte zusammenfassen.

Das hat mehrere Vorteile. Die Komplexität wird erheblich reduziert, du kannst Aufgaben zu Personen zuordnen und du kannst für die einzelnen Pakete mit Aufwänden und Kosten ermitteln.

Du merkst schon: Jetzt wird dein Projekt greifbar und konkret für dich. Aber nicht nur für dich, sondern auch für die Stakeholder, mit denen du zukünftig über ein Projekt sprechen wirst.

Was du dich fragen solltest
  • Welche Tätigkeiten sind denn durchzuführen, um die Ziele zu erreichen?
  • Wie können die Tätigkeiten sinnvoll strukturiert und zu Aufgabenpaketen zusammengefasst werden?
  • Bestehen Risiken, die die Projektziele gefährden können? Wie soll damit umgegangen werden?
Nützliche Werkzeuge
  • Aufgabenplanung (Arbeitspakete, Teilaufgaben)
  • Projektstrukturplan
  • Risikoplanung

6. Wann sollen die Ziele erreicht sein?

w-fragen-wannBei der Beantwortung dieser Frage geht es darum, dass du geschnürten Arbeitspakete auf eine Zeitachse legst. Die Zeitachse ist vor allem davon abhängig, wie viel Aufwand deine Arbeitspakete haben, wie viele Personen dir für die Erledigung dieser Aufgaben zur Verfügung stehen und welcher Endtermin erreicht werden soll.

Grundsätzlich gibt es hier 2 Herangehensweisen für die Zeitplanung:

Entweder du rechnest nach vorne. Das heißt du bestimmst, welchen Endtermin du mit den gegebenen Ressourcen erreichen kannst.

Oder du rechnest rückwärts. Das heißt du rechnest vom gegebenen Endtermin zurück und bestimmst, welche und wie viele Ressourcen du für dessen Erreichung brauchst.

Neben der groben Zeitrechnung solltest du auch daran denken Zwischenziele zu setzen. Diese Zwischenziele nennt man Meilensteine. Sie helfen dir dabei, den Projektfortschritt zu überwachen, sind aber auch ein wichtiges Mittel zur Kommunikation mit deinen Auftraggebern.

Was du dich fragen solltest
  • In welcher Reihenfolge sollen die Arbeitspakete angeordnet werden?
  • Welche Angaben zu den Ressourcen oder Terminen gibt es? Muss vorwärts oder rückwärts gerechnet werden?
  • Welche Meilensteine sollen gesetzt und erreicht werden?
Nützliche Werkzeuge
  • Projektterminplanung (Terminlisten, Balkenpläne)
  • Meilensteinplanung

7. Wie viel wird uns das kosten?

w-fragen-wievielZum Schluss geht es noch darum, dass du herausfindest, was das Projekt kosten wird. Basis für die Ermittlung der Kosten sind deine Arbeitspakete und deren Aufwand.

Grundsätzlich gibt es hier 2 Betrachtungsweisen:

Entweder sind die Kosten sind vorgegebenen. Du kannst dann ermitteln, welche der gesteckten Ziele für das Budget erreichbar sind.

Oder die Ziele sind vorgegebenen. Dann kannst du anhand deiner Arbeitspakete, deren Aufwand und den Einzelkosten die Projektgesamtkosten ermitteln.

Was du dich fragen solltest
  • Wie viel Aufwand verursachen die Arbeitspakete?
  • Welche Ressourcen werden für die Umsetzung benötigt?
  • Welche Kosten fallen für die Ressourcen an?
  • Welche Projektgesamtkosten ergeben sich?
Nützliche Werkzeuge
  • Finanzplanung / Projektbudgetplanung
  • Personalplanung
  • Sachmittelplanung

Tipps zum Weiterlesen

  • Welche Werkzeuge du bei den einzelnen Fragen einsetzen kannst, ist auch sehr gut auf www.openpm.info zusammengestellt.
  • Eine Anwendungsmöglichkeit der 7 W-Fragen ist die Erstellung des Projektauftrags zum Projektbeginn.

Fazit

In diesem Artikel hast du gelernt, weshalb die 7-W-Fragen für dich als Projektleiter so wichtig und wie sie dir einen Rahmen für die tägliche Arbeit geben können. Du hast gesehen, dass du sie bei der Projektplanung aber auch jederzeit während eines laufenden Projekts einsetzen kannst.

Erinnere dich einfach an Sie zurück, wenn du das nächste mal das Gefühl hast, dass du gerade im Blindflug bist. Benutze sie, um dir selbst wieder einen Rahmen zu geben und dein Projekt im Griff zu behalten.

Dein Feedback?

Jetzt bin ich gespannt auf dein Feedback:

  • Wie behältst du deine Projekte im Griff?
  • Denkst du, dass du die 7-W-Fragen zukünftig für dich anwenden kannst?

Schreibe doch einfach direkt einen Kommentar.

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Es bloggt für dich: Sven

Ich leite seit über 13 Jahre Projekte und bin immer noch mit Leidenschaft dabei. Das sorgt dafür, dass mir der Schreibstoff so schnell nicht ausgeht. Kaffee und Crossfit halten mich oben. In der Freizeit bin ich auf den Hund gekommen.

4 Kommentare

  1. Sehr schöner Artikel – Mein Tipp: die 7 W Fragen mit in jede Meeting-Agenda aufnehmen oder auch einfach als Poster in den Meeting-Raum aufhängen. Damit hat man immer das wichtigste für alle Stakeholder parat. Ein sehr simples und effektives Tool.

    • Hallo Paul,

      danke für das Lob. Das mit dem Poster für den Meeting Raum finde ich ein gute Idee. Das werde ich mal im Hinterkopf behalten.

      Grüße
      Sven

  2. Hi Sven,

    Coole Sache!
    Werde mich gleich mal dran machen und unser SM!GHT Projekt entsprechend zu strukturieren.
    Viele Grüße, Detlef

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