Hat in deinen Projekten schon mal jemand quergeschossen? Ganz sicher, oder? Du kannst lernen damit umzugehen. Wahrscheinlich ist dir auch noch nie gelungen ein Projekt alleine zum Erfolg zu führen. Dafür kannst du Verbündete finden. Du bist also abhängig von vielen Personen- und Personengruppen, deinen Stakeholdern. Und es lohnt sich, dass du dich mit diesen Personen beschäftigst. Das Mittel der Wahl ist hier die Stakeholderanalyse im Projektmanagement. In diesem Artikel möchte dich dir deshalb zeigen, wie du die Stakeholderanalye für dich und dein Projekt anwenden kannst.
Die Stakeholderanalyse findet in der Initiierungsphase deines Projekts statt. Es wurde also schon entschieden, dass ein Projekt gestartet wird. Und hoffentlich hast du auch schon den Projektauftrag erstellt.
Dieser Artikel zur Stakeholderanalyse ist in mehrere Bereiche gegliedert.
Wir werden uns am Anfang erst mal ansehen, was ein Stakeholder überhaupt ist. Dann weißt du, mit wem du es überhaupt zu tun hast.
Danach kommt ein Blick darauf, wofür die Stakeholderanalyse im Projektmanagement überhaupt erforderlich ist und welchen Nutzen sie hat.
Dann geht´s direkt zur Sache. Du siehst, wie du die Stakeholderanalyse durchführst. Dafür lernst du:
- wie du Stakeholder findest
- wie du diese Interessen- und Anspruchsgruppen einteilen und bewerten kannst
- wie du Stakeholdermanagement betreibst und,
- wie du während des Projektverlaufs deine Pappenheimer im Blick behältst.
Mit diesen Grundlagen wirst du Anschluss zu sehen, wie du am besten bei der Durchführung der Stakeholderanalyse vorgehst.
Jetzt hast du das Rüstzeug. Damit du direkt loslegen kannst findest du im Artikel auch eine praktische Vorlage als Excel-Datei.
Zum Schluss möchte ich dir noch ein paar Tipps aus meiner täglichen Arbeit als Projektleiter mit auf den Weg geben. Spätestens damit kann nichts mehr schiefgehen.
Bereit?
Los geht´s.
Was ist ein Stakeholder?
Bevor wir uns überhaupt mit dem Thema Stakeholderanalyse im Projektmanagement beschäftigen, müssen wir uns erst einmal gemeinsam ansehen, was ein Stakeholder überhaupt ist.
Stakeholder sind Personen oder Personengruppen, die
- grundsätzlich ein berechtigtes Interesse am Projekt und dem Projektergebnis haben
- in irgendeiner Weise vom Projekt und dem Projektergebnis betroffen sind
- den Anspruch haben, Einfluss auf das Projekt und das Projektergebnis zu nehmen
Du siehst, es geht also um Interessen und Ansprüche. Stakeholder nennt man deshalb auch oft Interessengruppen oder Anspruchsgruppen.
Soviel zur Theorie. Machen wir´s mal ganz konkret und schauen uns 2 Beispiel-Projekte an. So wird dir sicher schnell klar, was ein Stakeholder ist.
- Auftraggeber (Leiter Call-Center)
- Softwareentwickler
- Softwaretester
- Anwendungsbetrieb (verantwortliche interne IT)
- Anwender (Mitarbeiter des Call-Center)
- externer Systemlieferant
- …
- Auftraggeber (Sportverein)
- Auftragnehmer (Bauunternehmen)
- Anwohner der Baustelle (angrenzende Nachbarn)
- Architekt
- Bauamt
- Vereinsmitglieder
- …
Sicher fallen dir spontan noch weitere Personen oder Personengruppen ein, die zu den Beispielen passen. Solche Stakeholderlisten lassen sich fast ins Unendliche treiben.
Aber nicht erschrecken: Nicht jeder Stakeholder ist gleich wichtig. Später wirst du noch sehen, wie du mit verschiedenen Stakeholdern umgehen kannst.
Wofür die Stakeholderanalyse im Projektmanagement erforderlich ist
Was ein Stakeholder ist, hast du jetzt kennengelernt.
Jetzt fragst du dich sicher:
- Weshalb soll ich mich denn mit diesen ganzen Personen im Projektmanagement beschäftigen?
- Welchen Nutzen hat die Stakeholderanalyse für mein Projekt?
Gleich mal vorweg: Du sollst dich nicht den Stakeholdern beschäftigen – du musst!
Merke dir eines:
Stakeholder können das Projekt zum Scheitern bringen, aber es auch entscheidend voranbringen.
In der Stakeholderanalyse geht also darum, dass du
- mögliche Unterstützer und Promoter für dein Projekt erkennst
- Hindernisse und Widerstände, die von bestimmten Personen ausgehen könnten, frühzeitig im Blick hast
- mögliche Gegner findest
- mögliche Betroffene nicht übersiehst und ins Boot holst
- die individuellen Ziele der einzelnen Stakeholder vollständig erfasst
Wenn du diese Punkte bei der Analyse der Interessen- und Anspruchsgruppen im Blick hast, dann ergibt sich daraus unmittelbar der Nutzen der Stakeholderanalyse im Projektmanagement. Sie ist nämlich deine Grundlage für:
- die Durchführung des Stakeholdermanagements
- die Erstellung eines Kommunikationsplans, um die Informationspolitik zu den einzelnen Stakeholdern zu bestimmen
- das Aufsetzen des Projektmarketings
- die Planung und Durchführung des Risikomanagements
Du benötigst die Stakeholderanalyse also, um festzustellen, welche Personen und Personengruppen auf dein Projekt Einfluss haben. Und noch viel wichtiger: Wie du mit diesem Einfluss, da dieser nicht immer positiv sein muss, umgehen willst.
Stakeholder überall: Wo findest du Stakeholder?
Weshalb im Projektmanagement überhaupt eine Stakeholderanalyse durchgeführt wird, hast du im vorigen Abschnitt gelernt.
Wo kannst du aber Stakeholder finden?
Ganz einfach: Überall.
Du kannst dich deshalb beim Sammeln der Personen- und Personengruppen von folgenden Fragen leiten lassen:
- Wer arbeitet aktiv im Projekt mit?
- Wer hat Interesse am Projektergebnis?
- Wer finanziert das Projekt?
- Wer muss mit dem Projektergebnis leben?
- Wer hat Bedenken gegen das Projekt?
- Wer legt die Rahmenbedingungen für das Projekt fest?
- …
Diese Frageliste lässt sich beinahe ins Unendliche fortsetzen.
Wichtig ist, dass du das Prinzip verinnerlichst: Jeder der in irgendeiner Form vom Projekt betroffen ist oder sein könnte ist ein potenzieller Stakeholder.
Aber gerade weil sich diese Liste ins Unendliche treiben lässt ist eines sehr wichtig: Finde das richtige Maß. Dafür gibt es kein Patentrezept. Gehe einfach mit gesundem Menschverstand an die Sache ran.
Wie du Stakeholder im Projekt einteilen und bewerten kann
Jetzt weißt du, wo du Stakeholder finden kannst. Als nächstes sehen wir uns an, wie du Stakeholder einteilen und bewerten kannst.
Du wirst dich sicher fragen: Wieso überhaupt Stakeholder einteilen und bewerten?
Das ist ganz einfach: Du kannst, musst und sollst nicht jeden Stakeholder gleich behandeln.
Oder anders ausgedrückt: Unterschiedliche Stakeholder brauchen unterschiedliche Maßnahmen.
Du stellst dir deshalb bei der Einteilung und Bewertung der Interessen- und Anspruchsgruppen vor allem 2 Fragen:
- Ist der Stakeholder positiv oder negativ zu meinem Projekt eingestellt?
- Welchen Einfluss hat der Stakeholder auf mein Projekt?
Die Einteilung und Bewertung mündet zum Schluss der in der Stakeholdermatrix. Diese wird auch oft Stakeholderportfolio genannt.
Ich nehme es ein wenig vorweg. Diese Matrix kombiniert die Einteilung und Bewertung der Stakeholder mit Strategien zum Umgang mit den verschiedenen Personen- und Personengruppen.
Wie eine solche Matrix am Ende aussieht, findest du im Kapitel zum Stakeholdermanagement.
Davor schauen wir uns aber noch 3 Dinge an:
- Die Einteilung bei der Einstellung des Stakeholders zum Projekt
- Die Einteilung beim Einfluss des Stakeholders zum Projekt
- Bewertung von Einstellung und Einfluss des Stakeholders zum Projekt
- Hinweis: In der Praxis erfolgt die Einteilung und Bewertung normalerweise parallel. Fürs bessere Verständnis zeige ich es dir hier in 3 Schritten.
1. Einstellung des Stakeholders zum Projekt
Bei dieser Frage schaust die dir an, ob der Stakeholder deinem Projekt gegenüber gut aufgelegt oder auf Krawall gebürstet ist.
Wie kann nun die Einstellung der Person- oder Personengruppe zu deinem Projekt sein?
Es gibt 3 Möglichkeiten:
- Positiv: Diese Personen sehen dein Projekt positiv. Wahrscheinlich haben auch sie etwas davon und werden es deshalb unterstützen.
- Neutral: Diese Personen interessieren sich wahrscheinlich nicht sonderlich für dein Projekt. Sie werden es nicht unterstützen, aber sich dir auch nicht in den Weg stellen.
- Negativ: Diese Personen sehen dein Projekt negativ. Wahrscheinlich erleiden Sie dadurch irgendwelche Nachteile für sich selbst. Du kannst davon ausgehen, dass es zu Konflikten kommen wird.
2. Einfluss des Stakeholders auf das Projekt
Bei dieser Frage schaust du dir an, welchen Einfluss ein Stakeholder auf dein Projekt ausüben kann.
Eng damit verbunden ist der Begriff Macht. Es ist erst einmal egal, ob eine Person positiv, neutral oder negativ zu deinem Projekt eingestellt ist. Um die individuellen Interessen durchzusetzen und überhaupt Einfluss zu nehmen braucht es Macht.
Du fragst dich also: Welche Macht hat ein Stakeholder, um seine Interessen durchzusetzen?
Und je nachdem, wie seine Einstellung ist:
- Was wird der Stakeholder tun, um das Projekt positiv zu beeinflussen?
- Was wird der Stakeholder tun, um das Projekt negativ zu beeinflussen?
3. Bewertung von Einstellung und Einfluss des Stakeholders auf das Projekt
Nachdem du die Stakeholder anhand der Dimensionen Einstellung und Einfluss auf das Projekt eingeteilt hast, folgt dritter Schritt die Bewertung.
Dafür legst du einfach eine Zahl bzw. eine Gewichtung für für die einzelnen Bewertungskriterien fest. Mit diesen Zahlen hast du die Möglichkeit, die Kriterien etwas feiner abzustufen.
Das sieht dann so aus:
- 1: negativ
- 2: leicht negativ
- 3: neutral
- 4: leicht positiv
- 5: positiv
- 1: sehr wenig Einfluss
- 2: wenig Einfluss
- 3: mittlerer Einfluss
- 4: hoher Einfluss
- 5: sehr hoher Einfluss
Am Ende des Artikels findest du dafür eine vorbereite Vorlage.
Stakeholdermanagement: Welche Strategien es im Umgang mit Stakeholdern gibt
Oben hatten wir es bereits angesprochen. Die Einteilung und Bewertung der Stakeholder mündet zum Schluss in der Stakeholdermatrix oder auch dem Stakeholderportfolio.
In der Grafik kannst du sehen, wie eine solche Stakeholdermatrix aussieht.
Die Interessen- und Anspruchsgruppen sind dort anhand deiner Einteilung und Bewertung abgebildet. Du siehst also auf einen Blick,
- wie die Einstellung zum Projekt ist und
- wie stark die Macht / der Einfluss auf das Projekt ist.
Wir hatten ja oben auch schon festgehalten: Du kannst, musst und sollst nicht jeden Stakeholder gleich behandeln.
Sicher wird dir nun auch klar, weshalb das so ist. Stelle dir dazu einfach beispielhaft mal folgende Fragen:
- Macht es Sinn einen negativ eingestellten Stakeholder zu beachten, wenn er überhaupt keinen Einfluss auf dein Projekt hat?
- Willst du viel Zeit in eine Person stecken, die dein Projekt zwar positiv sieht, aber nicht die Macht hat dich zu unterstützen?
- Kannst du dir vorstellen eine Person links liegen zu lassen, die dein Projekt absolut negativ sieht und eine immense Macht hat, um deinem Projekt zu schaden?
- Was ist mit Personen, die sich auf das Projektergebnis freuen, es also positiv sehen und dazu noch einen großen Einfluss ausüben können? Es könnte sich lohnen hier etwas mehr Zeit zu investieren, oder?
Und genau dafür ist das Stakeholderportfolio ideal: Du siehst auf einen Blick, mit welchen Personen- und Personengruppen du es in deinem Projekt zu tun hast.
Und damit bist du beim Stakeholdermanagement angekommen: Das Portfolio deine Grundlage, damit du planen kannst, wie du die Stakeholder managen möchtest.
Es gibt dafür 4 Strategien, je nachdem wo sich Einstellung und Einfluss im Stakeholderportfolio kreuzen:
- Eng managen: Positive Einstellung / hohe Macht
- Informieren: Positive Einstellung / geringe Macht
- Zufriedenstellen: Negative Einstellung / hohe Macht
- Überwachen: Negative Einstellung / geringe Macht
Diese 4 Strategien sehen wir uns jetzt gemeinsam an.
1. Eng managen
Hier hast du es mit Personen zu tun, die eine positive Einstellung zu deinem Projekt haben. Dazu haben Sie auch hohe Macht und können entsprechenden Einfluss ausüben.
Bingo. Das sind die Key Player, Unterstützer und Influencer, die dein Projekt voranbringen können.
Wie aber kannst du diese Personengruppe eng managen und was heißt das genau?
Du sollst diese Gruppe aktiv in dein Projekt einbinden und als Partner betrachten. Das heißt, dass diese Personen
- beim Projekt mitbestimmen können, dürfen und sollen
- regelmäßig von dir über das Projekt und dessen Verlauf informiert werden
- aktiv von dir in das Projektmarketing eingebunden werden
Eng managen sagt es hier schon deutlich aus. Du wirst viel Zeit und Aufwand für das Management dieser Stakeholder brauchen.
Aber das ist ok, es lohnt sich. Diese Personen bringen dir vor allem folgende Vorteile mit:
- Als Fürsprecher erhöhen Sie die Akzeptanz des Projekts.
- Als motivierte Unterstützer verhelfen sie dem Projekt zum Erfolg.
Nochmal kurz und bündig: Diese Stakeholder beteiligst du an so ziemlich allem, was das Projekt betrifft.
Ähnlich verhält es sich mit den Maßnahmen. Tue alles was nötig ist, um diese Stakeholder bei der Stange zu halten.
Wahrscheinlich werden diese Personen dein Auftraggeber oder dein Kunde sein.
2. Informieren
Diese Personen haben eine positive Einstellung, aber geringe Macht.
Diese Stakeholder haben nur sehr wenig oder gar nichts mit deinem Projekt zu tu. Eine aktive Mitarbeit findet nicht statt.
Was kannst du hier tun? Informieren lautet das Stichwort. Dafür eignen sich besonders gut:
- Wikis
- Newsletter
- Statusmeldungen
- Projektberichte
3. Zufriedenstellen
Jetzt kommen wir zu Personen, die eine negative Einstellung und dazu eine hohe Macht haben.
Du hast es sicher schon erkannt: Das ist keine gute Kombination. Hier ist besondere Vorsicht geboten.
Zufriedenstellen lauter hier die Devise.
Im Gegensatz zum eng managen beteiligst du diese Personen nicht aktiv am Projekt. Dennoch hörst du dir regelmäßig die Meinung dieser Stakeholder an und bringst sie, wenn notwendig, in das Projekt ein.
Besonders gut zum Zufriedenstellen eignen sich:
- zyklische Statusmeetings
- regelmäßige Feedbacks bzw. Umfragen
- Verhandlungen
Nochmal kurz und bündig: Diese Stakeholder sind mit Vorsicht zu genießen. Behalte sie im Auge.
4. Überwachen
Hier hast du es mit Personen zu tun, die eine negative Einstellung haben, aber geringe Macht.
Ähnlich wie beim Informieren haben diese Personen nur sehr wenig oder gar nichts mit deinem Projekt zu tun. Eine aktive Mitarbeit findet nicht statt.
Das heißt, dass du auch diese Stakeholder informierst. Dafür kannst du die gleichen Maßnahmen ergreifen:
- Wikis
- Newsletter
- Statusmeldungen
- Projektberichte
Eine Kleinigkeit kommt bei negativ eingestellten Stakeholder mit geringer Macht aber dazu.
Die Strategie heißt hier überwachen. Das kannst du dadurch erreichen, dass du einen geringen Anteil oder einen Meinungsbildner dieser Gruppe regelmäßig mit in stattfindende Meetings einlädst oder in größeren Abständen Feedback einholst.
Stakeholdermonitoring: Behalte deine Pappenheimer im Blick
Laufen Projekte immer so, wie du sie geplant hast? Wahrscheinlich nicht, oder?
Es genügt also nicht, wenn du die Stakeholderanalyse einmalig durchführst. Du musst während des Projektverlaufs regelmäßig einen Blick auf deine Stakeholder werfen. Oder anders ausgedrückt: Du betreibst Stakeholdermonitoring.
Das ist notwendig, weil
- sich die Machtverhältnisse ändern können. Schwache Stakeholder werden auf einmal stark, Starke auf einmal schwach.
- die Stimmung im Projekt jederzeit kippen kann. Positiv gestimmte Personen sehen das Projekt dann kritisch. Negativ eingestellte Personen drehen ihre Meinung ins Positive.
- Rahmenbedingungen sich grundlegend ändern können.
Du stellst dir also die Frage: Was verschiebt und ändert sich in deinem Stakeholderportfolio?
Das Stakeholdermonitoring ist nicht kompliziert. Im Prinzip durchläufst einfach regelmäßig die Schritte, die du oben bereits gelernt hast. Das heißt:
- Du überarbeitest deine Stakeholderliste. Sind neue Stakeholder dazugekommen oder welche weggefallen?
- Du teilst die Stakeholder neu ein und bewertest sie.
- Du überprüfst die festgelegten Maßnahmen, überarbeitest sie oder legst neue fest.
Das Ganze hört sich vielleicht sehr aufwändig an. Das ist es aber nur am Anfang. Mit der Zeit entwickelst du ein sehr gutes Gefühl dafür, wie sich Machtverhältnisse, Stimmungen und Rahmenbedingungen ändern. Wichtig ist nur, dass du das dann in der Stakeholderanalyse regelmäßig berücksichtigst und darauf reagierst.
Wie du bei der Durchführung Stakeholderanalyse am besten vorgehst
In den vorigen Abschnitten hast du gelernt, wo du Stakeholder finden kannst, wie du sie einteilst und bewertest und, welche Strategien es im Umgang mit den Interessen- und Anspruchsgruppen gibt und weshalb du Monitoring betreiben musst.
Jetzt geht es noch daran, wie du am besten vorgehst, wenn du die Stakeholderanalyse durchführst.
Das machst du am besten in folgenden Schritten:
- Analyseteam festlegen: Analysierst du alleine oder Team? Ich empfehle dir ein Analyseteam festzulegen. Mehr Köpfe wissen mehr.
- Analysemethoden festlegen: Mit welchen Methoden möchtest du die Analyse durchführen? Hier bieten sich die Untersuchung an, falls du alleine arbeitest. Als Gruppenmethode ist Brainstorming zu empfehlen.
- Stakeholder sammeln: Sammle die Stakeholder anhand der festgelegten Analysemethoden erst mal unstrukturiert und liste sie auf. Setze hier erst mal keine Beschränkung. Streichen kannst du später immer noch, falls sich herausstellt, dass die Liste zu umfangreich war.
- Stakeholder einteilen und bewerten: Ordne dann die Liste und führe die Einteilung und Bewertung der Stakeholder durch. Richte dich dabei, wie oben beschrieben, an den Dimensionen Einstellung zum Projekt und Einfluss auf das Projekt aus.
- Stakeholderanalyse – Maßnahmen festlegen: Führe dann die eigentliche Analyse durch und lege Maßnahmen fest, wie du mit den einzelnen Stakeholdern umgehen und diese managen möchtest.
- Stakeholdermonitoring durchführen: Lege gleich fest, wie oft du deine Stakeholderanalyse im Projekt wiederholen möchtest und terminiere das. Bei der zyklischen Überprüfung, kannst du je nach Bedarf, die Punkte 1 – 5 nochmal durchlaufen.
Download: Vorlage zur Stakeholderanalyse im Projektmanagement
Du willst gleich loslegen?
Hier kannst du dir eine kostenlose Excel-Vorlage für die Durchführung der Stakeholderanalyse runterladen:
stakeholderanalyse-vorlage-excel_www.agile-master.de_.xlsx
In der Vorlage findest du auch ein Beispiel.
Tipps aus der Praxis
Bei meiner täglichen Arbeit als Projektleiter stoße ich immer wieder auf die gleichen Probleme. Diese Tipps möchte ich dir deshalb noch mit auf den Weg geben:
- Lasse niemand außen vor. Sehe niemanden als unwichtig an. Das kann nach hinten losgehen. Auch Stakeholder mit geringen Einfluss können über ihr Netzwerk oft großes bewirken.
- Du musst es nicht jedem recht machen. Das musst du nicht und das ist auch nicht deine Aufgabe. Wichtig ist, dass du angemessen mit deinen Stakeholdern umgehst. Du musst sie nicht davon überzeugen, dein Projekt zu mögen. Oft wird dir das auch nicht gelingen können.
- Verliere dich nicht im Detail. Beim Sammeln der Stakeholder entsteht fast immer eine riesige Liste. Versuche sinnvolle Gruppen zu bilden, die du gemeinsam behandeln kannst. Deine Maßnahmen beziehen sich auf diese Gruppen. Einzelmaßnahmen legst du nur für sehr wichtige Stakeholder fest.
- Erkenne Blender. Manche schreien ohne Macht zu haben. Und: Hunde die bellen beißen nicht. Mit steigender Erfahrung entwickelst du ein gutes Gefühl für solche Personen.
- Bleibe neutral. Urteile bei der Analyse möglichst neutral. Bevorzuge Vertraute nicht, weil du sie zu kennen glaubst. Habe keinen falschen Respekt vor der Hierarchie. Beurteile einen hierarchisch Überstellten nicht deshalb positiv nur weil er dir überstellt ist.
- Die Stakeholderanalyse ist nicht öffentlich. Viele Informationen über deine Interessen- und Anspruchsgruppen sind heikel. Veröffentliche diese Informationen nicht. Teile sie nur mit Personen, die dir vertraut sind oder diese Informationen unbedingt benötigen.
- Verzichte nicht auf das Stakeholdermonitoring. Das passiert leider oft. Denke daran: Die Stimmung kann kippen. Darauf musst du reagieren. Sonst kann dein Projekt ruckzuck in Schieflage geraten. Prüfe also regelmäßig, ob noch alles passt. Führe Anpassungen durch, falls nötig.
Tipps zum Weiterlesen
- Eine weitere sehr interessante Herangehensweise habe ich auf dem Blog von Marcus Raitner auf fuehrung-erfahren.de gefunden. Er beschreibt dort sehr anschaulich die Verwendung von Value-Proposition Canvas für die Stakeholderanalyse.
Fazit
Am Anfang des Artikels hatten wir uns die Frage gestellt, wie du
- mit Quertreibern in deinem Projekt umgehen kannst und
- wie du Verbündete für dein Projekt gewinnen kannst.
Wir waren uns einig: Daran soll dein Projekt nicht scheitern.
Mit der Stakeholderanalyse im Projektmanagement hast du ein Werkzeug an die Hand bekommen, mit dem du diese Probleme lösen kannst.
Gehe dabei Schritt für Schritt vor, so wie du es jetzt gelernt hast.
Jetzt liegt es an dir. Viel Erfolg bei deiner Stakeholderanalyse.
Dein Feedback?
Jetzt bin gespannt auf deine Rückmeldung:
- Wie gehst du bei der Stakeholderanalyse im Projekt vor?
- Auf welche Probleme bist du gestoßen?
Schreibe doch einfach direkt einen Kommentar.
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