Die SMART Methode: Ziele formulieren, die dein Projekt erfolgreich machen

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Hast du gewusst, dass die meisten Projekte an den gleichen Dingen scheitern? Platz 1 der Gründe weshalb Projekte scheitern ist: Unklare Ziele. Bei zu wenig Budget oder nicht ausreichenden Ressourcen kannst du oft wenig tun. Du musst dich an den gesetzten Rahmen halten. Bei Platz 1 – unklare Ziele – ist das anders. In diesem Artikel möchte ich dir deshalb zeigen, wie du mit der SMART Methode Ziele formulieren kannst, die deinem Projekt zum Erfolg verhelfen.

Die Zielformulierung findet in der Initiierungsphase deines Projekts statt. Sie ist ein sehr wichtiger Bestandteil bei der Durchführung der Situationsanalyse und bei Erstellung des Projektauftrags.

Den Artikel habe ich für dich in mehrere Bereiche gegliedert.

Wir schauen uns zuerst an, warum die klare Zielformulierung in deinem Projekt so wichtig ist.

Danach lernst du die SMART Methode im Detail kennen. Wir gehen alle 5 Kriterien nacheinander durch.

Mit diesem Grundwissen wird´s ernst. Ich zeige dir an einem Beispiel ganz konkret, wie du die SMART Kriterien anwendest. Damit sich dein Wissen festigt, gibt´s noch ein paar Tipps aus der Praxis dazu.

Es ist auch immer wichtig die typischen Fallstricke einer Methode zu kennen. Darum werfen wir noch einen Blick auf die Grenzen von SMART.

Ganz Eilige können auch direkt zum Download der Check- und Zielliste gehen und sofort loslegen.

Bereit?

Los geht´s.

Warum die klare Zielformulierung in deinem Projekt so wichtig ist

Wir hatten ja schon festgehalten: Unklare Projektziele sind der Grund schlechthin, weshalb Projekte scheitern. Und das willst du sicher bei deinen Projekten vermeiden.

Ich will es aber noch aus einem anderen Gesichtspunkt betrachten. Denke mal hierüber nach:

Nur wer Ziele hat, kann erfolgreich sein.

Und? Was sagst du?

Ganz sicher: „Ich will in meinem Projekt erfolgreich sein.“

Was dabei sehr wichtig ist: Du als Projektleiter bist für den Erfolg verantwortlich. Und das kannst maßgeblich durch eine klare Zielformulierung beeinflussen.

Denke aber daran, dass nicht nur du als Projektleiter erfolgreich sein willst. Auch dein Auftraggeber, dein Projektteam und die meisten anderen Stakeholder möchten, dass das Projekt ein Erfolg wird. Dafür benötigen sie eine Orientierungsmöglichkeit.

Und jetzt sind wir an dem Punkt angekommen, an dem du dir 2 Fragen stellen musst:

  • Wie kann ich Ziele formulieren, die den Erfolg meines Projekts sicherstellen?
  • Wie kann ich Ziele formulieren, die meinem Projektteam, den Stakeholdern und mir selbst Orientierung geben?

Genau hier kommt die SMART Regel ins Spiel.

Deshalb schauen wir uns erst einmal die Kriterien an, die hinter SMART stecken.

Die SMART Kriterien im Überblick

Die SMART Methode besteht aus 5 einfachen Kriterien. Betrachte die Kriterien am besten wie eine Formel. Präge sie dir ein und verwende sie einfach immer dann, wenn du Ziele in deinem Projekt formulierst.

SMART Ziele ProjektmanagementStellen wir also die 5 Regeln der SMART Formel zusammen. Smarte Ziele müssen

Was das im Einzelnen bedeutet, sehen wir uns jetzt im Detail an.

1. Spezifisch

spezifisch-smart-zieleEine spezifische Formulierung der Ziele ist wichtig, damit alle Beteiligten die gleiche Vorstellung von dem haben, was erreicht werden soll.

Die Ziele müssen dabei so präzise und einfach wie möglich formuliert sein. Damit stellst du sicher, dass es keinen Spielraum für Interpretationen und Nachforderungen gibt.

Es geht darum, dass du den zu erreichenden Sollzustand beschreibst. Dabei können schon erste Ideen einfließen, womit das Ziel erreicht werden soll. Sei dabei aber noch so allgemein, dass nicht von Anfang an mögliche Lösungen ausgeschlossen werden.

Beachte auch, dass Ziele für das jeweilige Projekt maßgeschneidert sein müssen. Das gleiche Ziel kann in unterschiedlichem Kontext eine völlig andere Bedeutung haben.

2. Messbar

messbar-smart-zieleDu musst sicherstellen, dass du Kriterien festlegst, an denen die Zielerreichung gemessen werden kann.

Versuche, dass du hier konkrete Zahlen – fast schon digital – in der Hand hast. Anhand derer kannst du und auch dein Auftraggeber die Erreichung der Ziele oder auch nur die Teilerreichung feststellen.

Es wird nicht immer gelingen eine konkrete Zahl zur Messung festzulegen. Hier musst du schauen, dass du geeignete Ersatzgrößen findest. Das könnte zum Beispiel eine Mitarbeiter- oder Kundenbefragung sein.

Durch die Messung hast du gleichzeitig auch ein super Instrument, um während der Projektlaufzeit gegenzusteuern. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn du merkst, dass du dich zu weit von der festgelegten Zielgröße entfernst.

3. Akzeptiert

akzeptiert-smart-zieleDie Akzeptanz von Zielen ist ein weiches Kriterium. Wichtig ist es trotzdem.

Du musst darauf achten, dass die formulierten Ziele attraktiv und angemessen sind. Das erreichst du dadurch, dass die Erreichung der Ziele zwar anspruchsvoll, aber auf jeden Fall machbar ist.

Stelle dir nur mal vor, dass du mit einem Projektteam auf Ziele zusteuern musst, die eigentlich überhaupt nicht erreichbar sind. Kannst du dir vorstellen, wie es dann hier mit der Akzeptanz in deinem Team aussehen würde?

4. Realistisch

realistisch-smart-zieleDieser Punkt hängt eng mit der Akzeptanz zusammen. Nur realistische Ziele werden in der Regel akzeptiert. Und natürlich motivieren realistische Ziele mehr, als Ziele die sowieso als nicht umsetzbar angesehen werden.

Das ein Ziel realistisch ist, stellst du damit sicher, indem du darauf achtest, dass die Zielerreichung überhaupt von dir und deinem Projektteam direkt beeinflussbar ist. Dazu gehört auch, dass die Ziele mit gegebenen Ressourcen in der der gewünschten Zeit realisierbar sind.

5. Terminiert

terminiert-smart-zieleZu jedem Ziel gehört eine klare Terminvorgabe, bis wann das Ziel erreicht werden soll. Das ist der Zeitpunkt, zu dem du und dein Auftraggeber die endgültige Zielerreichung messen wollt.

Klare Terminvorgaben sind auch für dein Projektteam wichtig. Sonst verfällt es schnell in das Muster: Wir haben ja noch lange Zeit, bis wir liefern müssen.

Die Terminierung trifft nicht immer auf alle Ziele zu. Es gibt zum Beispiel finanzielle Ziele, die völlig unabhängig von einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen.

SMART Ziele formulieren: Vorgehensweise und Beispiel

Ich zeige dir jetzt, wie du smart Ziele formulieren kannst. Dafür formulieren wir mal folgendes Ziel:

Ich will mehr Sport machen.

Entspricht dieses Ziel den SMART Regeln? Da brauchen wir nicht drüber sprechen, wenn du die SMART Kriterien aufmerksam gelesen hast.

Machen wir das Ziel also gemeinsam SMART.

Ich empfehle dir, dass du dabei schrittweise vorgehst. Dann kommst du nicht durcheinander.

Mache das Ziel zuerst spezifisch, dann messbar, akzeptiert, terminiert und realistisch. Zum Schluss führst du alles zusammen und formulierst dein SMARTes Ziel.

Aber jetzt eins nach dem anderen.

Spezifisch
Konkretisiere dein Ziel und lege fest, wie du es erreichen möchtest.

Das könnte dann so klingen: Um meine Fitness zu verbessern und mein Gewicht zu reduzieren, möchte ich gerne Sport treiben. Joggen würde mich dabei am meisten interessieren.

Jetzt ist klar worum es geht, oder?

Messbar
Achte jetzt darauf, dass du später prüfen kannst, ob das Ziel erreicht wurde.

Wie wäre es hiermit: Ich wiege derzeit 100kg und möchte mein Gewicht um 10kg auf 90kg reduzieren.

Jetzt weißt du, was du prüfen kannst. Nämlich die Reduktion des Gewichts.

Akzeptiert
Wir hatten oben gesagt, dass es für die Akzeptanz wichtig ist, dass ein Ziel zwar anspruchsvoll, aber erreichbar sein muss.

Das wäre eine Möglichkeit: Um mein Ziel zu erreichen, gehe ich ab Januar 3 mal die Woche zur Laufgruppe.

3 mal die Woche ist ambitioniert. Aber nicht unmöglich.

Terminiert
Durch die Terminierung vermeidest du, dass getrödelt wird und die Ziele in einem bestimmten Zeitraum erreicht werden. Es lohnt sich hier auch Zwischenziele zu setzen. So hast du mehrere zeitliche Messpunkte.

Mein Vorschlag ist: Im ersten Halbjahr 5kg abnehmen. Bis Weihnachten weitere 5kg.

Dein Ziel ist jetzt mit Zwischenterminen terminiert.

Realistisch
Um ein Ziel realistisch zu machen, muss es direkt durch dich und dein Projektteam beeinflussbar sein. Abhängigkeiten, die du nicht beeinflussen kannst musst du so gut es geht vermeiden.

Wie klingt das: Ich gehe 3 mal die Woche zu Laufgruppe, um 5km zu laufen.

Das ist realistisch. Die hast es selbst in der Hand. Und 5km sind machbar.

Fassen wir nun also alle 5 Aspekte der SMART Regel zusammen, kommen wir zu dieser Formulierung unseres SMARTen Ziels:smart-ziele-formulieren

Und? Wie klingt das für dich?

SMART, oder?

Tipps aus der Praxis zur Anwendung der SMART Methode

Bei meiner täglichen Arbeit treten bei der Definition von Zielen oft die gleichen Probleme auf. Diese Tipps möchte ich dir deshalb noch mit auf den Weg geben:

  • Formuliere die Ziele nicht im stillen Kämmerlein. Ziehe alle heran, die für die Formulierung der Ziele verantwortlich sind. Denke dabei vor allem an den Auftraggeber. Aber auch dein zukünftiges Projektteam und jeder andere Stakeholder könnte in Fragen kommen. Je größer die Beteiligung, umso besser die Akzeptanz. Diktierte Ziele kommen meistens schlecht an.
  • Vermeide: Fangt schon mal an. Achte darauf, dass du die Ziele für dein Projekt zuerst SMART formuliert hast. So vermeidest du Projektmanagement im Blindflug und eine Menge Frust für alle Beteiligten.
  • Überfordere dein Projektteam nicht. Achte penibel darauf, dass die Ziele nicht unrealistisch sind. Das steigert die Motivation ungemein. Und wer will schon ein unmotiviertes Projektteam?
  • Formuliere möglichst lösungsneutral. Denke daran: Dein Projektteam möchte in der Regel die Lösung erarbeiten und nicht diktiert bekommen.

Die Grenzen der SMART Methode

Die SMART Methode hat einige Restriktionen. Sie sind nicht gravierend. Aber kennen solltest du sie auf jeden Fall. Deshalb möchte ich sie dir kurz erläutern:

  • Die Ziele müssen bekannt sein, damit du sie SMART formulieren kannst. Es ist keine Methode zur Zielfindung. Sie bietet dafür keinerlei Hilfestellung.
  • Die Kriterien werden bei der Analyse einzeln betrachtet. Es gibt aber oft komplexe Abhängigkeiten. Zum Beispiel müssen realistische und akzeptierte Ziele auch im Budget liegen.
  • Die Faktoren zur Zielerreichung sind nicht immer beeinflussbar. Das führt dazu, dass die genaue Messbarkeit schwierig ist. Dem kannst du ein wenig mit Korridoren entgegenwirken. Zum Beispiel: 5% – 8%.

Download: SMART Check- und Zielliste

Ich habe eine Checkliste für dich zusammengestellt. Sie enthält praktische Kontrollfragen für jedes SMART Kriterium. Damit du sofort mit der Zielformulierung starten kannst, habe ich noch eine Zielliste erstellt, in der du deine SMARTen Ziele sofort aufschreiben kannst.

Tipps zum Weiterlesen

Fazit

Am Anfang des Artikels hatten wir uns die Frage gestellt, wie du Ziele formulieren kannst, die

  • den Erfolg deines Projekts sicherstellen und
  • die dir und deinem Team Orientierung geben.

Eins ist klar: Ohne die Beantwortung dieser Fragen wird dein Projekt im Chaos enden und eine Menge unnötiger Ressourcen verschlingen.

Wir waren uns einig: So soll dein erfolgreiches Projekt nicht aussehen.

Deshalb habe ich dir gezeigt, wie du die Fragen mit Hilfe SMART Methode beantworten kannst.

Gehe dabei schrittweise vor. Ein Kriterium nach dem anderen. Mache dein Ziel zuerst spezifisch, dann messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Zum Schluss führst du alles zusammen und formulierst dein SMARTes Ziel.

Jetzt liegt es an dir. Sei SMART.

Dein Feedback?

Jetzt bin ich gespannt auf deine Rückmeldung:

  • Welche Erfahrung hast du mit der SMART Methode gemacht?
  • Welche Probleme hast du bei der Zielformulierung?

Schreibe doch einfach direkt einen Kommentar.

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Es bloggt für dich: Sven

Ich leite seit über 10 Jahre Projekte und bin immer noch mit Leidenschaft dabei. Das sorgt dafür, dass mir der Schreibstoff so schnell nicht ausgeht. Kaffee und Crossfit halten mich oben. In der Freizeit bin ich auf den Hund gekommen.

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