Das magische Dreieck im Projektmanagement: Wie du Projekte ohne Zauberkräfte leiten kannst

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Hältst du Projektmanagement für Zauberei? Ich bin sicher: Du hast dir schon mal gewünscht zaubern zu können. Vor allem dann, wenn es in deinen Projekten drunter und drüber geht. Aber wie entsteht dieses Drunter und Drüber im Projekt überhaupt? Ich verspreche dir: Das hat nichts mit Magie zu tun. Ganz im Gegenteil. Das Drunter und Drüber kannst du mit dem magischen Dreieck im Projektmanagement in den Griff bekommen.

Das magische Dreieck im Projektmanagement ist ein Planungsinstrument. Es kann dir helfen deine Projekte zu strukturieren. Deshalb findet es oft bei der Erstellung des Projektauftrag und bei der Formulierung von Zielen Anwendung.

Der Artikel ist in mehrere Bereiche gegliedert.

Wir steigen damit ein, dass du lernst, was das magische Dreieck im Projektmanagement überhaupt ist.

Mit diesem Grundwissen sehen wir uns dann an, wofür du das Projektdreieck in deinen Projekten verwenden kannst.

Als nächstes lernst du, zu welchen Konflikten und Spannungen es bei der Anwendung des magischen Dreiecks kommen kann. Außerdem zeige ich dir, wie du mit diesen Zielkonflikten professionell umgehen kannst.

Zum Abschluss möchte ich dir noch ein paar praktische Tipps aus meiner täglichen Arbeit als Projektleiter mit auf den Weg geben. Diese werden dir dabei helfen jederzeit den Überblick zu behalten.

Bereit?

Los geht´s.

Was ist das magische Dreieck im Projektmanagement?

Um diese Frage zu klären möchte ich zuerst dir eine Frage stellen: Wofür bist du als Projektleiter im Projekt hauptsächlich zuständig?

Und? Was sagst du?

Ich bin sicher, dass eine dieser beiden Antworten dabei ist:

  • Ich bin für Alles zuständig. Tja, irgendwie wahr.
  • Ich bin fürs Zaubern zuständig. Auch das stimmt irgendwie, vor allem wenn wir vom magischen Dreieck reden.

Magisches Dreieck ProjektmanagementAber lass uns das mal ein wenig gemeinsam sortieren.

Das Alles und das Zaubern lässt sich am Ende in 3 Dimensionen einsortieren:

  1. Zeit
  2. Kosten
  3. Qualität

Du als Projektleiter bist im Projekt also für die 3 Dimensionen Zeit, Kosten und Qualität verantwortlich.

Und da es im Projektmanagement meistens um Ziele geht, nennt man diese 3 Dimensionen auch Zieldimensionen.

Was genau kannst du dir aber unter diesen 3 Dimensionen vorstellen?

Das gehen wir jetzt Schritt für Schritt zusammen durch.

1. Zeitdimension

Als Erstes kommt die Zeitdimension des magischen Dreiecks an die Reihe.

Die Leitfragen, die du dir bei dieser Dimension stellen kannst, lauten

  • Wie viel Zeit steht dir für die Umsetzung der Projektziele zur Verfügung?
  • Welcher Anfangs- und Endtermin gilt für das Projekt?
  • Welche Zwischentermine und Meilensteine gibt es im Projekt?

Du siehst, hier geht´s um Zeiträume und Zeitpunkte, die für dein Projekt gelten.

2. Kostendimension

Als Zweites kommt die Kostendimension des Projektdreiecks dran.

Die Leitfragen in diesem Bereich lauten:

  • Welches Budget steht dir für die Umsetzung der Projektziele zur Verfügung?
  • Was kostet das gesamte Projekt?

Vielleicht hast du es schon gemerkt. Es geht dabei nicht nur finanzielle Mittel. Es geht um alle Mittel, die deinem Projekt zugeteilt werden, also:

  • Finanzielle Mittel: Hier geht´s also wirklich um die Geldmittel.
  • Sachmittel: Hierzu zählen zum Beispiel Computer, Maschinen, usw.
  • Personal: Das sind die internen und externen Personen, die im Projekt mitarbeiten.

3. Qualitätsdimension

Als Drittes kommt die Qualitätsdimension des Dreiecks dran.

Hier kannst du dich fragen:

Es geht also darum, dass dein Projekt einen gewissen Umfang oder Inhalt in einer gewünschten Qualität abliefert.

Wofür du das magische Dreieck im Projektmanagement verwenden kannst

Du weißt jetzt, dass es im Projektmanagement ein magisches Dreieck gibt. Und dieses besteht aus den 3 Dimensionen Zeit, Kosten und Qualität.

Jetzt ist noch die Frage: Wofür ist das magische Dreieck des Projektmanagements eigentlich gut?

Im Projekt ist das Dreieck für dich:

  • Teil der Planungsgrundlage, die du während der Auftragsklärung heranziehen kannst. Du kannst so sicherstellen, dass du keine wesentlichen Punkte der Planung vergisst.
  • Grundlage für die Prüfung der Zielerreichung. Am Ende des Projekts kannst du das erreichte Ergebnis mit den am Anfang festgelegten Zielen vergleichen. So kannst du prüfen, ob die Ziele erreicht wurden.
  • Eine Bezugsgröße für den regelmäßigen Projektbericht. Du kannst während des Projekts die Einhaltung und Abweichung zu den 3 Zieldimensionen deutlich machen.
  • Eine Basis für die Risikosteuerung. Anhand der Festlegungen für die Zieldimensionen kannst du Risiken erkennen und diese in deine Projektplanung einfließen lassen.
  • Eine Bezugsgröße für Änderungen im Projekt. Kommt es zu Change Requests in deinem Projekt, kannst du sehr gut deutlich machen, was sich durch diese Änderungen an den Dimensionen ändern wird.

Zielkonflikte des magischen Dreiecks

Die Medaille hat aber immer 2 Seiten. Neben den positiven Punkten des vorigen Abschnitts, kann es beim magischen Dreieck des Projektmanagements auch zu erheblichen Spannungen und Konflikten kommen.

Sehr oft nennt man das magische Dreieck deshalb auch Spannungsdreieck.

Aber warum kommt es zu diesen Spannungen?

Der Hauptgrund dafür sind die unterschiedlichen Erwartungen der Stakeholder deines Projekts. Je nachdem welche Ziele diese Personen- und Personengruppen verfolgen, haben sie ganz unterschiedliche Vorstellungen und Forderungen, was die Zieldimensionen betrifft.

Deshalb findet man die Erfüllung der Erwartungen der Stakeholder oft als 4. Zieldimension.

Und wie machen sich diese Wechselwirkungen, Spannungen und Konflikte bemerkbar?

Das kannst du dir auf verschiedene Weise vorstellen:

  • Bildlich: Ziehst du an einer Ecke des Dreiecks hat das Auswirkungen auf die anderen Ecken des Dreiecks.
  • Mathematisch: Du machst aus einem gleichseitigen Dreieck ein Gleichschenkliges oder eines, bei dem alle Schenkel unterschiedlich lang sind.
  • Oder ganz konkret: Die Größen des magischen Dreiecks sind voneinander abhängig und können nicht isoliert betrachtet werden.

Das kommt dir sicher bekannt vor. Im Projektmanagement gibt es eigentlich nichts, was nicht nicht mir irgendwas anderem zusammenhängt, oder?

Um das etwas zu ordnen, kannst du 3 Spannungsfelder unterscheiden:

  1. Kosten versus Zeit
  2. Zeit versus Qualität
  3. Qualität versus Kosten

Um eine bessere Vorstellung von den Spannungsfeldern zu bekommen, schauen wir uns diese anhand von Beispielen näher an. Konflikte müssen aber auch bewältigt werden. Deshalb schauen wir uns als 4. Punkt an, wie du mit diesen Konflikten umgehen kannst.

1. Kosten versus Zeit

Als erstes schauen nehmen wir uns Kosten versus Zeit vor.

Stelle dir mal Folgendes vor. Der Endtermin deines Projekts kommt ins wanken. Du weißt, dass er mit den gegebenen Umständen und Mitteln nicht mehr einzuhalten ist.

Was tust du jetzt?

Wird der verschobene Endtermin akzeptiert, verschiebt sich die Zeitdimension. Alternativ könntest auch auch am vereinbarten Endtermin festhalten. Das kannst du aber nur lösen, indem du mehr Mitarbeiter einkaufst oder Überstunden anordnest. Das führt dann  zu einer Verschiebung der Kostendimension.

Du steckst also im Dilemma, dass du dich für die Einhaltung der Zeit oder die Einhaltung der Kosten entscheiden musst. Egal welche Richtung du einschlägst, es geht zu Lasten der anderen Zieldimension.

2. Zeit versus Qualität

Als nächstes werfen wir einen Blick auf Zeit versus Qualität.

Bleiben wir beim gleichen Beispiel. Du weißt, dass der Endtermin deines Projekts ins wanken gerät. Auch hier weißt du, dass der Endtermin mit den gegebenen Rahmenbedingungen nicht mehr einzuhalten ist.

Wie löst du dieses Problem?

Du kannst wieder den verschobenen Endtermin akzeptieren und damit die Zeitdimension verschieben. Es wäre aber auch möglich, dass du unter Beibehaltung des Endtermins die Leistungen reduzierst. Das führt dann aber zu einer Verschiebung der Qualitätsdimension.

Du hast hier also das Problem, dass du dich für die Einhaltung der Zeit oder die Einhaltung der Qualität entscheiden musst. Beides ist möglich, geht aber zu Lasten der anderen Zieldimension.

3. Qualität versus Kosten

Als drittes und letztes Spannungsfeld schauen wir uns jetzt noch Qualität versus Kosten an.

Denke mal hierüber nach. Du merkst, dass das Budget im Projekt knapp wird. Es wird nicht mehr ausreichen, um den vollen Leistungsumfang zu liefern.

Wie gehst du vor?

Du kannst den Fokus auf die Budgeteinhaltung legen. Dann musst du die Leistungen reduzieren und verschiebst damit die Qualitätsdimension. Umgekehrt wäre es möglich, dass die Leistung auf jeden Fall beibehalten werden muss. Dann benötigst du aber mehr Budget und verschiebst damit die Kostendimension.

Auch hier musst du dich entscheiden. Ist die Einhaltung der Qualität oder die Einhaltung der Kosten wichtiger? Jede Entscheidung wird zu Lasten der anderen Dimension gehen.

4. Wie du mit den Zielkonflikten des magischen Dreiecks umgehen kannst

Du hast jetzt gelernt, zu welchen Konflikten es im Spannungsdreieck kommen kann. Als Hauptgrund dafür hatten wir die verschiedenen Stakeholder deines Projekts ausgemacht.

Konflikte sind ja eigentlich nichts schönes. Aber sind sie für dich und dein Projekt wirklich schlimm?

Nein, sind sie nicht. Sie sind sogar völlig normal.

Der Knackpunkt liegt nur darin, wie du als Projektleiter mit diesen Konflikten umgehst.

Konkret bedeutet das:

  • Du musst die verschiedenen Erwartungen der Stakeholder so zusammenführen, dass diese möglichst ausbalanciert sind.
  • Du musst dafür sorgen, dass das damit erzielte Projektergebnis weitestgehend von allen Beteiligten akzeptiert wird.

Wie kannst du das machen?

Diese Dinge kannst du tun:

  • Mache Konflikte transparent. Zeige deinem Auftraggeber die bestehenden Konflikte auf und mache Vorschläge zu deren Bewältigung.
  • Führe Entscheidungen herbei. Sorge dafür, dass Entscheidungen getroffen werden. Geht es bei der Konfliktbewältigung links oder rechts rum?
  • Sorge für Prioritäten. Entscheidungen lassen sich manchmal nicht klar zu Gunsten einer Zieldimension treffen. Sorge dann für Priorität. Was soll im Vordergrund stehen? Zeit, Kosten oder Qualität?
  • Erkenne Verbesserungspotenzial. Konflikte legen oft auch Optimierungspotenzial offen. Nutze das und optimiere damit den Projektverlauf.

Tipps aus der Praxis

Aus meiner täglichen Arbeit als Projektleiter möchte ich dir noch diese Tipps mit auf den Weg geben:

  • Spannungen im Vorfeld begrenzen. Durch eine sauber durchgeführte Stakeholderanalyse und Stakeholdermanagement kannst du viele Spannungen frühzeitig erkennen und vermeiden.
  • Lege die Stoßrichtung fest. Es ist fast unmöglich alle Richtungen des magischen Dreiecks im Projektmanagement gleichwertig zu berücksichtigen. Kläre, welche den Vorrang haben soll. Zeit, Kosten oder Qualität?
  • Überprüfe die Festlegungen regelmäßig. Ein Projekt verändert sich über die Zeit. Das kann auch bedeuten, dass die Zieldimensionen verschoben werden müssen. Checke regelmäßig, ob die Festlegungen noch passen. Passe sie an, falls nötig.
  • Jede Ausrichtung ist ok, hat aber ihren Preis. Akzeptiere das, es liegt nicht an dir.

Tipps zum Weiterlesen

Fazit

Am Anfang des Artikels hatten wir uns die Frage gestellt, ob Projektmanagement Zauberei ist.

Mit dem magischen Dreieck im Projektmanagement hast du ein Modell kennengelernt, das dir helfen kann, deine Projekte zu strukturieren.

Außerdem hast du gelernt, dass Konflikte und Spannungen völlig normal sind und nichts mit dir als Projektleiter zu tun haben.

Erinnere dich immer dann an das magische Dreieck, wenn es zu diesen Spannungen und Konflikten in deinen Projekten kommt. Du hast dann ein Werkzeug in der Hand, um professionell damit umzugehen.

Jetzt liegt es an dir. Viel Erfolg bei der Anwendung des magischen Dreiecks im Projektmanagement.

Dein Feedback?

Jetzt bin gespannt auf deine Rückmeldung:

  • Hältst du Projektmanagement immer noch für Zauberei?
  • Welche Spannungen hast du in deinen Projekten schon erlebt?

Schreibe doch einfach direkt einen Kommentar.

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Es bloggt für dich: Sven

Ich leite seit über 10 Jahre Projekte und bin immer noch mit Leidenschaft dabei. Das sorgt dafür, dass mir der Schreibstoff so schnell nicht ausgeht. Kaffee und Crossfit halten mich oben. In der Freizeit bin ich auf den Hund gekommen.

2 Kommentare

  1. Lieber Sven,

    Danke für diesen (wie immer sehr ausführlichen) Artikel, mit dem du alle Seiten des Magischen Dreiecks beleuchtest.

    Tolle und umfassende Einführung. (Freue mich auf mehr!)

    Danke auch fürs Verlinken meines Videos 🙂
    Viele Grüße!
    Fabian

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